Krajowy System e-Faktur zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur. Dla przedsiębiorcy oznacza to nie tylko nowy obowiązek, lecz także potrzebę ustalenia, kto sprawdza faktury zakupowe, jak wystawia się faktury sprzedaży i kiedy dokumenty trafiają do księgowości.
W naszej Kancelarii pomagamy klientom przygotować ten proces. Konfigurujemy współpracę z KSeF i wdrażamy elektroniczny obieg dokumentów przez panel klienta Saldeo Smart. Dzięki temu przedsiębiorca i księgowość mogą pracować na dokumentach w jednym uporządkowanym środowisku.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wprowadzono etapami:
- Od 1 lutego 2026 r. — dla podatników, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła 200 mln zł w 2024 r.
- Od 1 kwietnia 2026 r. — dla pozostałych przedsiębiorców objętych obowiązkiem, w tym większości jednoosobowych działalności i małych firm.
- Od 1 stycznia 2027 r. — dla najmniejszych przedsiębiorców korzystających z czasowego ułatwienia, gdy wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie.
Terminy te dotyczą wystawiania faktur. Równie ważny jest odbiór faktur zakupowych: kontrahenci mogą już wystawiać je w KSeF, więc przedsiębiorca powinien wiedzieć, gdzie je znaleźć i jak je skontrolować. W poszczególnych sytuacjach mogą obowiązywać szczególne zasady, dlatego sposób pracy ustalamy dla konkretnej firmy.
Jak pomagamy klientom wdrożyć KSeF?
Wdrożenie zaczynamy od poznania sposobu działania firmy. Ustalamy, kto wystawia faktury sprzedaży, kto odbiera i akceptuje dokumenty zakupowe oraz w jaki sposób mają one trafiać do księgowania.
W uzgodnionym zakresie pomagamy:
- przygotować dostęp i uprawnienia do KSeF,
- skonfigurować pracę z fakturami w Saldeo Smart,
- ustalić obieg dokumentów między przedsiębiorcą a kancelarią,
- pokazać, jak sprawdzać i przekazywać faktury zakupowe,
- uruchomić wystawianie faktur sprzedaży w panelu klienta,
- wdrożyć zespół firmy do codziennej pracy z dokumentami.
Nie zakładamy, że każda firma potrzebuje identycznego rozwiązania. Inaczej wygląda obieg dokumentów u osoby wystawiającej kilka faktur miesięcznie, a inaczej w firmie, w której faktury zatwierdza kilka osób.
Panel klienta Saldeo Smart — dokumenty pod kontrolą
Od ponad 5 lat korzystamy z narzędzi OCR i elektronicznego obiegu dokumentów. Na tym doświadczeniu opieramy współpracę z klientami w Saldeo Smart.
Po skonfigurowaniu odpowiednich funkcji klient może w panelu:
- przeglądać faktury i inne dokumenty oraz przesyłać je do kancelarii,
- sprawdzać i akceptować dokumenty przed przekazaniem do dalszej obsługi,
- wystawiać faktury sprzedaży i pracować z ich wysyłką do KSeF,
- odbierać faktury zakupowe z KSeF w ustalonym obiegu,
- kontrolować należności, zobowiązania i terminy płatności,
- sprawdzać statusy dokumentów i wyjaśniać pytania dotyczące faktur.
Zakres dostępnych funkcji zależy od konfiguracji konta i uzgodnionego zakresu współpracy z GROKAZ.
Technologia wspiera księgowość. Nad dokumentami czuwają ludzie
OCR pomaga odczytywać dane z dokumentów i ogranicza ręczne przepisywanie. Elektroniczny obieg ułatwia przekazywanie faktur i sprawdzanie, na jakim etapie się znajdują. Dokumenty wymagają jednak weryfikacji oraz prawidłowego ujęcia w rozliczeniach.
Dlatego obok technologii zapewniamy kontakt z zespołem GROKAZ. Klient wie, gdzie zgłosić wątpliwość dotyczącą faktury i jak wyjaśnić dokument przed jego zaksięgowaniem.
Zmieniasz biuro rachunkowe lub dopiero zakładasz firmę?
KSeF to dobry moment, aby uporządkować sposób wystawiania faktur i współpracy z księgowością. Pomożemy Ci zaplanować obieg dokumentów zarówno wtedy, gdy prowadzisz już firmę, jak i na początku działalności.
Porozmawiajmy o tym, jak wdrożyć KSeF w Twojej firmie i jakie funkcje panelu klienta będą Ci potrzebne.
Umów rozmowę z GROKAZ →
Możesz też zadzwonić: +48 606 335 947.