Prowadzisz działalność wpisaną do CEIDG przed 2025 rokiem? Od 1 października 2026 r. musisz mieć adres do e-Doręczeń. Jeśli przy zmianie wpisu w CEIDG po 30 czerwca 2025 r. założyłeś już taki adres, sprawdź, czy skrzynka została aktywowana i czy ktoś regularnie odbiera korespondencję.
W GROKAZ pomagamy przedsiębiorcom uporządkować formalności związane z e-Doręczeniami i ustalić, kto w firmie odpowiada za obsługę skrzynki. Samo jej założenie to pierwszy krok. Równie ważne jest pilnowanie wiadomości z urzędów.
Czym są e-Doręczenia?
E-Doręczenia służą do wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej, która ma skutki prawne podobne do tradycyjnego listu poleconego. Firma otrzymuje własny adres do doręczeń elektronicznych (ADE) i powiązaną z nim skrzynkę.
To osobny kanał korespondencji urzędowej. Panel klienta Saldeo Smart służy do współpracy z GROKAZ i obiegu dokumentów księgowych; nie zastępuje skrzynki e-Doręczeń.
Kogo obowiązuje termin 1 października 2026 r.?
Najbliższy termin dotyczy przedsiębiorców, którzy byli wpisani do CEIDG do 31 grudnia 2024 r. i nie zostali objęci obowiązkiem wcześniej. Jeśli taki przedsiębiorca składał wniosek o zmianę wpisu po 30 czerwca 2025 r., podanie danych potrzebnych do utworzenia adresu do e-Doręczeń było już elementem tej procedury.
Dla porządku, pozostałe ważne terminy to:
- Od 1 stycznia 2025 r. — obowiązek przy rejestracji nowych firm w CEIDG i nowych podmiotów w KRS.
- Od 1 kwietnia 2025 r. — obowiązek dla przedsiębiorców wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS przed 2025 rokiem.
- Od 1 października 2026 r. — obowiązek dla wcześniej zarejestrowanych firm w CEIDG, które nie zostały nim objęte przy zmianie wpisu.
Dlaczego trzeba regularnie sprawdzać skrzynkę?
Wiadomość od urzędu może zostać uznana za skutecznie doręczoną po 14 dniach od wpłynięcia na adres firmy, nawet jeśli nikt jej nie otworzył. Dlatego warto wyznaczyć osobę odpowiedzialną za skrzynkę, włączyć powiadomienia i ustalić, kto zajmuje się korespondencją podczas urlopu lub nieobecności.
Samo przekazanie księgowości dokumentów do rozliczenia nie oznacza, że kancelaria ma dostęp do urzędowej skrzynki przedsiębiorcy. Dostęp do niej wymaga odpowiedniego nadania uprawnień i ustalenia zakresu obsługi.
Co zrobić teraz? Cztery kroki dla przedsiębiorcy
- Sprawdź, czy Twoja firma ma adres ADE. Jeśli zmieniałeś dane w CEIDG, zweryfikuj status złożonego wniosku.
- Jeśli nie masz adresu, złóż wniosek przez usługę dla przedsiębiorców na Biznes.gov.pl.
- Aktywuj skrzynkę. Po aktywacji adres zostanie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych.
- Ustal zasady jej obsługi: kto odbiera pisma, jak często sprawdza skrzynkę i komu przekazuje wiadomości wymagające działania.
Jak może pomóc GROKAZ?
Jeśli nie wiesz, czy obowiązek już Cię dotyczy, pomagamy uporządkować informacje o Twojej firmie i przejść przez czynności związane z uzyskaniem oraz aktywacją adresu. Możemy również omówić, jak przekazywać kancelarii pisma mające znaczenie dla księgowości, rozliczeń i ZUS.
Masz skrzynkę, ale nie jesteś pewien, czy działa? A może dopiero musisz ją założyć? Skontaktuj się z nami przed terminem 1 października.
Umów rozmowę z GROKAZ →
Możesz też zadzwonić: +48 606 335 947.
Oficjalną instrukcję i harmonogram znajdziesz na stronie e-Doręczenia – harmonogram.