Faktura pojawiła się w KSeF, ale nie wiesz, czy dotyczy Twojej firmy? A może księgowa potrzebuje informacji, czego dotyczył zakup? W panelu klienta Saldeo Smart możesz przejrzeć dokumenty, oznaczyć ich status i dopisać wyjaśnienie dokładnie tam, gdzie znajduje się faktura.
Dzięki temu masz wpływ na obieg dokumentów, a GROKAZ otrzymuje informacje potrzebne do ich dalszej obsługi.
Faktury zakupowe w jednym miejscu
Po skonfigurowaniu połączenia z KSeF faktury zakupowe mogą być widoczne w Saldeo Smart. Zamiast szukać dokumentów w różnych wiadomościach, otwierasz panel i sprawdzasz faktury wystawione na Twoją firmę.
Możesz pracować przy komputerze lub korzystać z aplikacji mobilnej. Panel pomaga Ci zobaczyć, które dokumenty wymagają Twojej uwagi, a które zostały już oznaczone.
Zatwierdź, odrzuć lub wyjaśnij
Nie każda faktura wystawiona na dane firmy powinna od razu trafić do księgowania. Dokument może wymagać sprawdzenia, dotyczyć prywatnego zakupu albo zawierać dane, które trzeba wyjaśnić ze sprzedawcą.
W panelu możesz oznaczyć fakturę jako zaakceptowaną lub odrzuconą w wewnętrznym obiegu dokumentów. Możesz również dodać komentarz, na przykład: „zakup materiałów do zlecenia”, „wydatek prywatny” albo „proszę sprawdzić dane nabywcy”.
Odrzucenie faktury w panelu nie usuwa jej z KSeF ani nie stanowi korekty wystawionej przez sprzedawcę. To informacja dla kancelarii, jak potraktować dokument w uzgodnionym procesie pracy.
Opisz koszt wtedy, gdy pamiętasz jego cel
Sama faktura nie zawsze wyjaśnia, po co firma kupiła dany towar lub usługę. Krótki opis dodany podczas przeglądania dokumentu może oszczędzić późniejszych pytań.
Jeśli zakup dotyczy konkretnego projektu, samochodu, pracownika lub miejsca prowadzenia działalności, dopisz tę informację przy fakturze. GROKAZ będzie mieć kontekst potrzebny do jej weryfikacji i ujęcia w odpowiednich rozliczeniach.
Twoje oznaczenie i komentarz wspierają obieg dokumentów. Ostateczny sposób ich ujęcia ustalamy na podstawie dokumentów, wyjaśnień i obowiązujących zasad rozliczania.
Co z dokumentami spoza KSeF?
Do panelu możesz przekazać również inne dokumenty potrzebne do obsługi firmy. Dodasz plik z komputera, prześlesz dokument zapisany w telefonie albo zrobisz jego zdjęcie w aplikacji mobilnej. Przy przekazywaniu możesz dopisać wiadomość dla kancelarii.
W ten sposób faktury i wyjaśnienia pozostają powiązane z konkretnymi dokumentami.
Jak uruchamiamy ten sposób pracy?
Nie musisz samodzielnie ustawiać całego obiegu. W GROKAZ pomagamy przygotować dostęp do Saldeo Smart, konfigurację połączenia z KSeF i uprawnienia użytkowników. Pokazujemy też, jak przeglądać faktury, oznaczać ich status oraz dodawać komentarze.
Na początku współpracy ustalamy proste zasady: kto po stronie Twojej firmy sprawdza dokumenty, kiedy przekazuje je do obsługi i w jaki sposób wyjaśniamy wątpliwości.
Mniej domysłów, sprawniejsza współpraca
Ty wiesz, czego dotyczył zakup. My wiemy, jakie informacje są potrzebne do prowadzenia księgowości. Panel pomaga połączyć te dwie perspektywy przy konkretnym dokumencie — bez gubienia wyjaśnień w korespondencji.
Chcesz zobaczyć, jak mógłby wyglądać obieg dokumentów w Twojej firmie?
Umów rozmowę z GROKAZ →
Możesz też zadzwonić: +48 606 335 947.